Raadsvergadering

De raad van de gemeente Bergen op Zoom besluit:
de besluitenlijst van 25 maart 2021 ongewijzigd vast te stellen.

De raad van de gemeente Bergen op Zoom besluit.

Aan te wijzen als burgerlid voor de fractie van VVD
- De heer J.P.M. Kersten
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 22 april 2021

Uitsluitend voor bekrachtiging van de geheimhouding.
a. Ter bescherming van de financiële belangen van de gemeente in te voeren onderhandelingen, de door het
college van burgemeester en wethouders opgelegde geheimhouding op de bijlage bij het raadsvoorstel,
genaamd ‘Toelichting grondexploitatie Terpen 2’, op grond van artikel 10, lid 2, onder b en g van de Wet
Openbaarheid van bestuur te bekrachtigen.

De raad van de Gemeente Bergen op Zoom besluit:

1. Mevrouw P.T.C. Koenders, wonende te Breda, met ingang van 26 mei 2021 ontheffing te verlenen van
het vereiste van ingezetenschap gedurende de periode van 1 jaar.
2. Mevrouw N.M. Van der Zwan-Brasser, wonende te Haarlem, met ingang van 26 mei 2021 ontheffing te
verlenen van het vereiste van ingezetenschap gedurende de periode van 1 jaar.
3. De heer J.J.S.M. De Lange, wonende te Breda, met ingang van 26 mei 2021 ontheffing te verlenen van
het vereiste van ingezetenschap gedurende de periode van 1 jaar.

De raad van de gemeente Bergen op Zoom besluit:

l. Vast te stellen de volgende Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens
gemeenteraad Bergen op Zoom 2021:
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
1. Onder 'publicatie op de website' wordt verstaan het plaatsen van informatie door de
gemeenteraad van Bergen op Zoom op het openbare, algemeen toegankelijke raadsgedeelte
van de website en in het raadsinformatiesysteem (RIS). Stukken die op de website worden
gepubliceerd, blijven na plaatsing toegankelijk.
2. Onder het "niet openbare gedeelte van het RIS" wordt verstaan het niet openbare gedeelte
van het raadsinformatiesysteem (RIS). Dit is alleen toegankelijk voor raadsleden,
burgerleden, fractieassistenten, de collegeleden en specifiek functioneel geautoriseerde
personen zoals griffiemedewerkers.
3. Met "raad" wordt de gemeenteraad van Bergen op Zoom bedoeld.
Artikel 2. Verwerking persoonsgegevens door de raad
De raad verwerkt persoonsgegevens:
• Op de website;
• Op het niet openbare gedeelte van het RIS;
• Op Archiefweb;
• Op sociale media;
• Per inkomende en uitgaande e-mail en post;
• Met betrekking tot:
• Petities en burgerinitiatieven;
• Geloofsbrieven;
• Verklaringen omtrent gedrag (VOG);
• Kandidaatlijsten;
• Rapporten integriteitsonderzoeken.
Artikel 3. Gedragscode ten aanzien van categorieën personen
Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën
van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met g
geldt dat betrokkenen worden geïnformeerd over de wijze waarop de persoonsgegevens worden
verwerkt.
a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raads- en burgerleden en
collegeleden
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als
zodanig gekozen en/of benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor,
bijvoorbeeld in agenda's, voorstellen, besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties,
amendementen en schriftelijke vragen.
Voor de politieke ambtsdragers geldt geen beperking voor het bekendmaken van persoonsgegevens
op de website. Dit behoudens wat de wet aangeeft. Bijvoorbeeld het publiceren van persoonlijke
bereikbaarheidsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals het woonadres, een persoonlijk
e-mailadres en het privételefoonnummer, dient enkel te gebeuren als zij hiervoor hun toestemming
hebben verleend.
Gedragslijn:
Op de website worden van raadsleden, burgerleden en fractieassistenten in beginsel de volgende
persoonsgegevens gepubliceerd: voor- en achternaam, titel, partijnaam, zakelijk e-mailadres, raadsen nevenfuncties. Uitsluitend met toestemming van raadsleden, burgerleden en fractieassistenten
vindt eventueel ook publicatie van het woonadres, persoonlijk e-mailadres, foto en telefoonnummers
plaats.
Van de collegeleden worden op de website gepubliceerd: voor- en achternaam, titel en in
voorkomende gevallen zakelijke (e-mail)adressen, zakelijke telefoonnummers. Uitsluitend met
toestemming van de collegeleden vindt eventueel ook publicatie van hun foto plaats.
Raadsbesluiten, moties en amendementen worden zonder handtekeningen gepubliceerd op de
website. Dit geldt ook voor raadsstukken, afkomstig van het college.

b. Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van
ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen.
Voor zover ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, worden genoemd in
relatie tot hun functie, is publicatie op de website relevant en niet bovenmatig. ln alle overige gevallen
is de publicatie van de persoonsgegevens van ambtenaren op de website in de regel niet
noodzakelijk.
Gedragslijn:
Voor ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad geldt, ongeacht of zij voor de
gemeente Bergen op Zoom of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, dat uitsluitend hun
naam, zakelijke telefoonnummers, zakelijke e-mailadressen en de afdeling waarvoor zij werkzaam
zijn op de website worden gepubliceerd. Van de medewerkers van de griffie vindt, uitsluitend met hun
toestemming, eventueel ook publicatie van hun foto op de website plaats.
Op het niet openbare gedeelte van het RIS is een lijst geplaatst met de namen en zakelijke
e-mailadressen van ambtenaren bij wie technische raadsvragen kunnen worden ingediend. Deze
contactgegevens kunnen door raadsleden, burgerleden en fractieassistenten worden gebruikt maar
zijn niet openbaar.
c. Persoonsgegevens van burgers, instellingen en organisaties die bijvoorbeeld brieven
of andere documenten aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers, instellingen en organisaties. Ze
bevatten vaak adresgegevens, het telefoonnummer en de handtekening van de afzender. Het komt
ook voor dat er een petitie of burgerinitiatief aan de raad wordt overhandigd, met
handtekeningenlijsten die vaak (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen
bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of documenten op de website zou betekenen dat
persoonsgegevens door eenieder rechtstreeks zijn in te zien.
Voor wat betreft de ingekomen brieven of andere documenten van burgers moet openbaarmaking
van de persoonsgegevens als niet noodzakelijk worden beschouwd. Het effect van de brieven/
documenten aan de raad kan doorgaans ook worden bereikt zonder openbaarmaking van de
persoonsgegevens. De raad moet echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun
afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.
De transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger vereisen wel dat op de
website terug te vinden is dat een brief van een burger bij de raad is binnengekomen.
Brieven/documenten van instellingen en organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk
en bevatten minder persoonsgegevens. Bestuurders, werknemers en leden van instellingen,
verenigingen, bedrijven e.a. presenteren zich uit hoofde van hun functie in zekere mate in de
openbaarheid. Om die reden wordt openbare publicatie niet als bovenmatig beschouwd.

Gedragslijn:
Ingekomen brieven of andere documenten van burgers worden geanonimiseerd geplaatst op de
website.
Daarnaast worden deze stukken van burgers met vermelding van naam, contactgegevens en
handtekening geplaatst in het niet openbare gedeelte van het RIS. Indien de afzender uitdrukkelijk
aangeeft te wensen dat zijn of haar stuk wel met vermelding van persoonsgegevens openbaar wordt
gemaakt door plaatsing op de website, kan er wel publicatie plaatsvinden, waarbij ook de
persoonsgegevens openbaar worden gemaakt Er worden nimmer BSN-nummers en/of
handtekeningen gepubliceerd.
Brieven/documenten van instellingen en organisaties worden, met weglating van een eventuele
handtekening, in zijn geheel gepubliceerd op de website.
Voor burgerinitiatieven en petities geldt dat het burgerinitiatief en de petitie zelf, zijnde de boodschap
die men door middel van het burgerinitiatief en de petitie wenst uit te dragen, op de website worden
gepubliceerd. Voor zover niet noodzakelijk worden daarbij de namen van de indieners niet vermeld.
De lijst met ondertekenaars wordt niet op de website geplaatst, maar is wel beschikbaar in het niet
openbare gedeelte van het RIS.
d. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en
als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daarmee verwante
documenten.
De raad neemt in zijn kaderstellende en controlerende rol weinig besluiten ten aanzien van
individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens
staan. Dit is soms wel het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals bijvoorbeeld de zienswijzen en
zienswijzennota's bij bestemmingsplannen.
Bij zienswijzen worden persoonsgegevens geanonimiseerd op de website geplaatst.
Alleen in die gevallen dat een adres relevant is omdat het bijvoorbeeld een bestemmingsplanwijziging
betreft, worden de adresgegevens op de website geplaatst.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, zijn documenten
in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten.
De transparantie van deze procedure weegt zwaar en soms zwaarder dan bescherming van de
privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend.
Gedragslijn:
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsvoorstellen en daarbij behorende bijlagen
worden geanonimiseerd.

R- aadsvoorstellen in het kader van bezwaarprocedures en die op de website worden gepubliceerd,
mogen alleen wanneer deze relevant zijn de naam/namen en adressen bevatten van degene(n) die
het bezwaar hebben aangetekend. De overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd.
Voor de hierboven genoemde categorieën geldt dat de persoonsgegevens wel beschikbaar zijn op
het niet openbare gedeelte van het RIS.
e. Benoemingen
Gedragslijn:
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen personen, afgezien van
diens naam en eventuele titel, niet openbaar gemaakt.
f. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en
wethouders
Brieven aan de raad worden vaak ter afdoening in handen gesteld van het college met het verzoek de
raad een kopie van de antwoordbrief te sturen. Deze brieven bevatten de naam en adresgegevens en
handtekeningen van de briefschrijvers.
Gedragslijn:
ln het geval van een reactie van het college op een brief van een burger, wordt deze geanonimiseerd
geplaatst op de website. Daarnaast wordt deze met vermelding van naam en adresgegevens en
handtekeningen geplaatst in het niet openbare gedeelte van het RIS.
g. Uitnodigingen voor de raad
Aan de raad gerichte uitnodigingen worden in de regel openbaar gemaakt op de website.
ln uitnodigingen kunnen persoonsgegevens voorkomen van betrokken personen. Dit zijn veelal
personen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. ln verreweg de meeste
gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail
adressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit
noodzakelijke gegevens.
Gedragslijn:
Bij publicatie op de website van uitnodigingen die aan de raad zijn gericht, wordt de naam van de
contactpersoon of die van de persoon bij wie men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een
telefoonnummer en/of e-mailadres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden weggelaten.
Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent
de betreffende activiteit onvermijdelijk is.

Artikel 4. Anonimiseren van persoonsgegevens
ln die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode, worden namen verwijderd.
Voor zover het voor een goed begrip van de tekst nodig is, kunnen namen worden vervangen door
neutrale termen zoals aanvrager, klager, (derde) belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de
anonimiseringsrichtlijnen van de Rechtspraak.
Artikel 5. Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties
Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door
raadsfracties worden ingediend.
Artikel 6. Mogelijkheid inroepen rechten betrokkenen
Personen die het aangaat, kunnen op ieder moment bij de griffie verzoeken om inzage, beperking van
de verwerking dan wel wijziging of verwijdering van hun gepubliceerde persoonsgegevens op de
website en/of het niet openbare gedeelte van het RIS.
Daartoe dient een persoon aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd
(indien mogelijk). Om een verzoek in behandeling te kunnen nemen, moet eerst de identiteit van de
aanvrager worden vastgesteld. Verzoeken kunnen schriftelijk worden ingediend bij de griffie, dan wel
via de website.
Artikel 7. Inwerkingtreding
1. Deze gedragscode treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
2 Deze gedragscode kan worden aangehaald als: Gedragscode privacy en publicatie
persoonsgegevens gemeenteraad Bergen op Zoom 2021.
ll. De gedragscode in het tweede kwartaal van 2022 te evalueren.